Privacy Beleid Kinderfysiotherapie Het Plein
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is de nieuwe wet ter bescherming van privacy en persoonsgegevens. Op grond van deze wet heeft een organisatie die met persoonsgegevens werkt bepaalde plichten en heeft degene van wie de gegevens zijn bepaalde rechten. Naast deze algemene wet gelden specifieke regels voor de privacy in de gezondheidszorg. Deze regels staan onder andere vermeld in de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Dit privacyreglement is bedoeld om u te informeren over uw rechten en onze plichten die gelden op grond van de AVG en de WGBO.
Kinderfysiotherapie Het Plein
In onze Kinderfysiotherapie praktijk kunnen diverse persoonsgegevens van uw kind verwerkt worden. Dit is noodzakelijk om u goed te kunnen behandelen. Voor een adequate zorgverlening is vereist dat we over uw medische gegevens beschikken. In verband met de behandelovereenkomst (Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst) die wij met u aangaan, noteren wij de gegevens omtrent de gezondheid van uw kind en de door ons uitgevoerde zorgverlening/levering van kinderfysiotherapeutische interventie(s). Voorts hebben we uw gegevens nodig voor het financieel verwerken van de behandeling.
Als zorgaanbieders zijn we verplicht het BSN te registreren. Ook moeten we dat nummer gebruiken als we gegevens over een patiënt uitwisselen. Dit staat in de Wet gebruik Burgerservicenummer in de zorg.
Kinderfysiotherapie Het Plein is aangesloten bij de klachtenregeling van het KNGF.
Indien u opmerkingen, ideeën etc. heeft ter verbetering van onze dienstverlening dan stellen wij het zeer op prijs als u dit aan ons kenbaar maakt. U kunt dit zowel mondeling als schriftelijk aan ons doorgeven.
De patiëntenrechten conform de Wet Behandel Geneeskundige Overeenkomst (WBGO) zijn vastgesteld in de Modelregeling Fysiotherapeut-Patiënt.
De plichten van de kinderfysiotherapeut
Uw kinderfysiotherapeut is volgens de AVG de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die in de praktijk plaatsvindt. Aan de plichten die daaruit voortkomen, voldoet de praktijk als volgt:
- Uw gegevens worden voor specifieke doeleinden verzameld.
- Voor zorgverlening.
- Voor doelmatig beheer en beleid.
- Voor ondersteuning van wetenschappelijk onderzoek, onderwijs en voorlichting met uw goedkeuring.
- Er vindt in beginsel geen verwerking plaats voor andere doeleinden. Bij het inschakelen van andere verwerkers (bijvoorbeeld voor het berichtenverkeer voor zorgverleners) zorgen wij ervoor dat in een verwerkersovereenkomsten uw privacy-rechten worden gewaarborgd.
- U wordt op de hoogte gesteld van het feit dat er persoonsgegevens van u verwerkt worden. Dit kan gebeuren door uw zorgverlener, maar ook via een folder of via onze website.
- Alle medewerkers binnen kinderfysiotherapie het Plein hebben zich verplicht om vertrouwelijk om te gaan met uw persoonsgegevens of die van uw kind.
- Uw persoonsgegevens worden goed beveiligd tegen onbevoegde toegang.
- Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor goede zorgverlening. Voor medische gegevens is deze bewaartermijn in principe 15 jaar (vanaf de laatste behandeling).
Uw rechten als cliënt
U heeft de volgende rechten:
- Het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u en uw kind verwerkt worden.
- Het recht op inzage en afschrift van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad).
- Het recht op correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens indien dat nodig mocht zijn.
- Het recht om (gedeeltelijke) vernietiging van uw medische gegevens te vragen. Hieraan kan alleen tegemoet worden gekomen als het bewaren van de gegevens voor een ander niet van aanmerkelijk belang is en de gegevens op grond van een wettelijke regeling niet bewaard moeten blijven.
- Het recht op het toevoegen van een eigen verklaring (van medische aard) aan het dossier.
- Het recht om u in bepaalde gevallen tegen de verwerking van uw gegevens te verzetten (of die van uw kind).
Als u gebruik wilt maken van uw rechten, dan kunt u dit mondeling of middels een e-mail aan info@kindercentrumhetplein.nl kenbaar maken. U kunt bij ons het aanvraagformulier daartoe meekrijgen of u kunt het aanvraagformulier per e-mail ontvangen. Uiteraard kunt u hierbij ook hulp inschakelen van een schriftelijk gemachtigde, curator of mentor.
Toelichting op het aanvraagformulier
U moet er rekening mee houden dat medische gegevens ingevolge de wet in principe maximaal vijftien jaar bewaard worden. U helpt ons met het opzoeken van uw dossier en het beschermen van uw privacy als u het formulier zo volledig mogelijk invult. De door u ingevulde gegevens worden door ons strikt vertrouwelijk behandeld. Kinderfysiotherapie het Plein is niet aansprakelijk voor fouten in de postbezorging. Indien u er de voorkeur aan geeft om het dossier persoonlijk, of door een gemachtigde, op te halen dan kunt u dit op het formulier aangeven.
Gegevens patiënt in het aanvraagformulier
Hierbij vermeldt u de gegevens van de persoon over wie het kinderfysiotherapeutisch dossier gaat. De Wet Geneeskundige Overeenkomst (WBGO) beschouwt de patiënt als minderjarig onder 16 jaar. Jongeren vanaf 16 jaar die inzage/afschrift van hun medisch dossier willen, moeten zelf de aanvraag indienen. Indien de patiënt niet meer in leven is, is het verstrekken van de medische gegevens toegestaan indien verondersteld kan worden dat de overledene hiertegen geen bezwaar zou hebben gehad of er sprake is van zwaarwegende belangen om de zwijgplicht van de zorgverlener te doorbreken. Deze beslissing ligt bij de zorgverlener.
Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden
De medewerkers van Kinderfysiotherapie het Plein hebben de verplichting vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Dit houdt bijvoorbeeld in dat de zorgverlener voor verstrekking van uw persoonsgegevens uw uitdrukkelijke toestemming nodig heeft. Op deze regel bestaan echter enkele uitzonderingen. Op grond van een wettelijk voorschrift kan de zwijgplicht van de zorgverlener doorbroken worden, maar ook wanneer gevreesd moet worden voor een ernstig gevaar voor de gezondheid van uw kind, uw gezondheid of die van een derde. Bovendien kunnen vastgelegde gegevens als u daar toestemming voor heeft verleend, indien noodzakelijk mondeling, schriftelijk of digitaal uitgewisseld worden met andere zorgverleners (bijvoorbeeld de logopedist of diëtist waar u tevens onder behandeling bent en voor een optimale behandeling en samenwerking gegevens verstrekt krijgt van de kinderfysiotherapeut).
Uitwisseling gegevens
Kinderfysiotherapie het Plein wisselt, nadat u hiervoor gericht toestemming heeft gegeven, via beveiligd digitaal informatie kanaal (Zorgmail) relevante medische gegevens veilig en betrouwbaar met uw huisarts of andere betrokken zorgverleners, begeleiders van uw kind, zoals vermeld in de behandel overeenkomst. Tevens kunnen wij beveiligd berichten versturen via een beveiligde app, met andere zorgverleners, hierin zullen geen medische gegevens staan besproken worden.
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Het verzorgen van de internetomgeving van ons elektronisch patiëntendossier en onze financiële administratie, namelijk Intramed.
- Het verzorgen van onze zorgdeclaraties, namelijk Vecozo.
- Het verzorgen van onze patiëntencommunicatie, namelijk Zorgmail.
- Het verzorgen van digitale tevredenheidsonderzoeken.
- Het verzorgen van informatie over het aantal vergoedingen per patiënt, namelijk Zorgvergoeding.
- Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
- Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Indien een minderjarige in de leeftijdscategorie 12-18 jaar valt, dient hij/zij eveneens schriftelijk toestemming te verlenen.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u en uw kind te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die namens Kinderfysiotherapie Het Plein van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
Overdracht van uw dossier
Als u een andere kinderfysiotherapeut kiest, kan het belangrijk zijn dat uw nieuwe kinderfysio op de hoogte is van paramedische geschiedenis/ behandelingen van uw kind. De paramedische geschiedenis staat in het patiëntendossier. U kunt uw oude kinderfysiotherapeut vragen het dossier over te dragen aan uw nieuwe kinderfysiotherapeut. De oude kinderfysiotherapeut doet dit zo spoedig mogelijk nadat u heeft gevraagd het dossier over te dragen aan uw nieuwe kinderfysiotherapeut.
Uw paramedisch dossier wordt dan door uw nieuwe kinderfysiotherapeut persoonlijk of per aangetekende post overgedragen. U kunt het originele dossier niet meekrijgen. Wel heeft u altijd recht op inzage in uw dossier en op een kopie van uw dossier. Het dossier kan in het geval van een digitaal dossier ook via e-mail aan de nieuwe kinderfysiotherapeut worden overgedragen. Beiden kinderfysiotherapeuten moeten er dan wel voor zorgen dat hun computer en internetverbindingen voldoende beveiligd zijn.
In het document hieronder vindt u het gegevensbeschermingsbeleid, hierin staat wat wij doen met uw gegevens en om welke gegevens het gaat.
Gegevens beschermingsbeleid
Kinderfysiotherapie Het Plein hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Daartoe hebben wij een Privacy beleid opgesteld waarin we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. In dit gegevens beschermingsbeleid wordt verder uitgediept om welke categorieën persoonsgegevens het gaat. Overige regels met betrekking tot de AVG staan in het Privacy beleid.
Middels het Privacy beleid zijn patiënten op de hoogte van de rechten die ze hebben en de plichten die wij als praktijkhouder/ therapeut hebben. Dit gegevens beschermingsbeleid is openbaar. Hierin staat vermeld om welke gegevens het gaat.
Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers
Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Kinderfysiotherapie Het Plein verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinde.
- Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen.
- Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De overeengekomen opdracht.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kinderfysiotherapie Het Plein de volgende persoonsgegevens vragen:
- Voornaam.
- Tussenvoegsel.
- Achternaam.
- (Zakelijk) Telefoonnummer.
- (Zakelijk) E-mailadres.
De persoonsgegevens worden door Kinderfysiotherapie Het Plein opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van cliënten/patiënten
Persoonsgegevens van cliënten/patiënten worden door Kinderfysiotherapie Het Plein verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinde.
- Het uitvoering geven aan de behandelovereenkomst.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De behandelovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kinderfysiotherapie Het Plein de volgende persoonsgegevens vragen:
- Voornaam.
- Tussenvoegsel.
- Achternaam.
- Geboortedatum.
- Telefoonnummer.
- E-mailadres.
- Geslacht.
- BSN.
- ID-bewijs (type en nummer).
- Gegevens over gezondheid.
- Medische gegevens zoals huisarts en medicijnen.
Persoonsgegevens worden door Kinderfysiotherapie Het Plein opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van de behandelovereenkomst en daarna minimaal 15 jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van oud-cliënten/patiënten
Persoonsgegevens van cliënten worden door Kinderfysiotherapie Het Plein verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De behandelovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kinderfysiotherapie Het Plein de volgende persoonsgegevens vragen:
- Voornaam.
- Tussenvoegsel.
- Achternaam.
- Geboortedatum.
- Telefoonnummer.
- E-mailadres.
- Geslacht.
- BSN.
- ID-bewijs (type en nummer).
Gegevens over gezondheid.
- Medische gegevens zoals huisarts en medicijnen.
Persoonsgegevens worden door Kinderfysiotherapie Het Plein opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Maximaal 15 jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder- /lobbycontacten en/of geïnteresseerde
Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door Kinderfysiotherapie Het Plein verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kinderfysiotherapie Het Plein de volgende persoonsgegevens vragen:
- Voornaam.
- Tussenvoegsel.
- Achternaam.
- Telefoonnummer.
- E-mailadres.
Persoonsgegevens worden door Kinderfysiotherapie Het Plein opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde.
Doeleinden persoonsgegevensverwerking:
- Kinderfysiotherapeutische zorgverlening.
- Doelmatig beheer en beleid: financiële afhandeling van de behandelingen.
- Voor ondersteuning van wetenschappelijk onderzoek, onderwijs en voorlichting, met goedkeuring van de patiënt. (ivm verplichte scholing van de therapeuten)
- Berichtverkeer voor andere zorgverleners (privacy rechten cliënten worden gewaarborgd, zie privacy beleid)
Categorieën gegevens en type personen die verwerkt worden, staan vermeld in het gegevensbeschermingsbeleid. - Kinderfysiotherapie Het Plein behandelt kinderen tot en met 18 jaar. Aangezien beide maten ook fysiotherapeut zijn, is het mogelijk om ook volwassenen en kinderen boven de 18 te behandelen.
Ontvangers van gegevens zijn na toestemming:
- Verwijzers: Huisartsen, kinderartsen, jeugdartsen.
- Paramedici: logopedisten, diëtisten, podotherapeuten, ergotherapeut enz.
- Buiten medische wereld: leerkrachten, lijsters kinderopvang, enz.
- Verwerking financiële gegevens: vecozo, intramed, verzekeraars.
Vraag of klacht
Heeft u een vraag of een klacht? Bijvoorbeeld over met wie wij gegevens delen of onze omgang met uw medische gegevens? Dan gaat uw kinderfysiotherapeut hierover graag met u in gesprek. U kunt dan een e-mail sturen naar info@kindercentrumhetplein.nl